Forma działalności nie rozstrzyga o RODO
RODO stosuje się do przetwarzania danych osobowych w działalności zawodowej lub zarobkowej, ale przewiduje wyjątek dla czynności czysto osobistych lub domowych. Dlatego nieprawdziwe są oba skróty: „freelancer zawsze podlega wszystkim obowiązkom” oraz „działalność nierejestrowana jest poza RODO”. Trzeba ocenić faktyczny cel, rolę i zakres przetwarzania.
Jeżeli sam decydujesz, po co i jak przetwarzasz dane klientów lub odbiorców strony, zwykle działasz jako administrator w odniesieniu do tych operacji. Gdy wykonujesz usługę wyłącznie według udokumentowanych poleceń klienta, możesz w innym procesie działać jako podmiot przetwarzający. Jedna osoba może mieć różne role w różnych operacjach.
Najpierw zrób mapę danych
Sprawdź osobno:
- zapytania z formularza i zwykłej poczty;
- dane potrzebne do umowy, rozliczeń i obrony roszczeń;
- newsletter i dowód zgody na komunikację;
- logi hostingu, zabezpieczenia i kopie zapasowe;
- analitykę, reklamę, osadzone filmy, mapy i widżety;
- narzędzia chmurowe, którym udostępniasz dane.
Dla każdego procesu zapisz cel, kategorie danych i osób, podstawę, odbiorców, transfery, retencję oraz sposób realizacji praw.
Informacja na stronie
RODO nie wymaga pliku o określonej nazwie, lecz art. 12–14 wymagają przejrzystej informacji. Jeżeli formularz zbiera dane bezpośrednio od osoby, informacja powinna być dostępna w chwili ich pozyskania. Treść musi odpowiadać faktycznym polom formularza i dostawcom, a nie przykładowemu szablonowi.
Newsletter wymaga osobnej oceny podstawy przetwarzania oraz przepisów Prawa komunikacji elektronicznej dotyczących informacji handlowej. Opcjonalne cookies lub podobne technologie również trzeba kwalifikować według ich rzeczywistego celu; sama obecność banera nie naprawia błędnej konfiguracji.
Rejestr czynności: nie działa reguła „poniżej 250 osób = brak obowiązku”
Art. 30 ust. 5 RODO zawiera wyjątek dla organizacji zatrudniających mniej niż 250 osób, ale wyjątek nie działa, gdy przetwarzanie może powodować ryzyko, nie ma charakteru sporadycznego albo obejmuje szczególne kategorie danych lub dane o wyrokach. Stała obsługa klientów, księgowość czy regularny newsletter mogą więc wymagać kwalifikacji zamiast automatycznego zwolnienia.
UODO podkreśla, że model rejestru należy dopasować do procesów i zachować wymagane elementy art. 30. Rejestru nie publikuje się na stronie — ma wspierać rozliczalność i być dostępny na żądanie organu.
Działalność nierejestrowana w 2026 r.
Od 1 stycznia 2026 r. limit jest kwartalny. Według Biznes.gov.pl wynosi 225% minimalnego wynagrodzenia, czyli 10 813,50 zł przychodu należnego w kwartale w 2026 r. Serwis wskazuje też warunek niewykonywania działalności gospodarczej w ostatnich 60 miesiącach, z opisanym wyjątkiem dla zawieszenia.
To osobna kwalifikacja biznesowa. Nie przesądza, czy dana operacja podlega RODO, VAT, kasie fiskalnej albo innym obowiązkom. Każdy z tych tematów wymaga własnej kontroli.
Kiedy Site Starter może pasować
Produkt obejmuje wyłącznie prostą polską stronę informacyjną lub usługową z typowym formularzem, opcjonalnym newsletterem i typowymi narzędziami. Proces zatrzyma się przed płatnością przy danych szczególnych, dzieciach, branży regulowanej, sprzedaży międzynarodowej, sklepie, SaaS lub nietypowych przepływach.
Niezależnie od dokumentów właściciel strony nadal musi wdrożyć ustawienia zgód, retencję, umowy z dostawcami i obsługę praw zgodnie z rzeczywistym działaniem.
Metryka redakcyjna
- Autor i redakcja: Redakcja regulaminrodo.pl
- Metoda źródłowa: weryfikacja RODO, PKE oraz aktualnych informacji UODO i Biznes.gov.pl.
- Data przeglądu: 8 sierpnia 2026 r.
- Zakres: prosta strona freelancera lub osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną.
- Ograniczenie: materiał nie jest indywidualną opinią prawną ani podatkową i nie rozstrzyga statusu działalności, kasy, VAT ani konkretnej roli w RODO.